Luồng sáng tự nhiên sẽ mang lại tinh thần làm việc cho nhân viên.

Làm thế nào để tạo một văn phòng có hiệu suất cao?
Bước đầu tiên là giải quyết vấn đề tổ chức chỗ ngồi. Cách sắp xếp “bàn quyền lực” và các thứ bậc đã kết thúc, thay vào đó nhiều doanh nghiệp đang hướng đến môi trường linh hoạt cho công ty nhỏ. Nhằm phát huy tối đa sức mạnh của làm việc nhóm, các công ty không ngăn chia phòng làm việc thành từng phần nhỏ để dành những khoảng trống lớn hơn cho các nhóm nhân viên làm việc chung với nhau. Cho nên khi thiết lập không gian văn phòng, suy nghĩ về những người cần phải làm việc nhóm và họ chia sẻ các nguồn lực gì. Nếu bạn tập hợp những người đó lại với nhau, bạn cải tiến năng suất của họ.
 

Văn phòng cần có không gian mở để nhân viên có thể làm việc nhóm.

Trước đây, Châu Âu có một trào lưu khiến các doanh nghiệp chi rất nhiều tiền khi thiết kế văn phòng. Đó là  ergonomics (nghiên cứu về lao động). Thuật ngữ này đề cập đến thiết kế và sắp xếp đồ nội thất và không gian để phù hợp với sự chuyển động tự nhiên của cơ thể con người. Ergonomics có thể giúp bạn và nhân viên của bạn tránh những căng thẳng lặp đi lặp lại từ việc đánh máy từ đánh máy hoặc ngồi làm việc quá lâu. Nó giúp ngăn ngừa các bệnh văn phòng thường gặp như hiện nay.

Ô nhiễm tiếng ồn là một trong những khó khăn lớn nhất của nhiều văn phòng. Cách tốt nhất để giảm tiếng ồn là trang bị thiết bị cách âm cho máy tính và sử dụng lớp bọc ngoài cho máy in để cắt giảm hơn 90% tiếng ồn cho văn phòng. Một vấn đề khác thường bị bỏ qua là ánh sáng. Quá nhiều hoặc quá ít ánh sáng đều gây mỏi mắt và mệt mỏi dẫn đến giảm năng suất. Ngoài cách thiết kế văn phòng đón các luồng sáng tự nhiên cũng nên giảm các chùm sáng từ máy tính bằng cách sử dụng miếng chắn màn hình.
 

Nên chọn những chiếc ghế có thể điều chỉnh độ cao.

Khi mua ghế văn phòng, nên chọn những chiếc ghế có thể điều chỉnh độ cao. Hãy chắc rằng bàn làm việc và ghế cho phép bạn giữ đầu khớp ngón tay, đầu cổ tay và cẳng tay trên đường thẳng khi bạn làm việc trên máy tính. Tốt nhất nên lựa chọn những bộ bàn ghế đồng bộ với nhau và mang lại sự thoải mái nhất khi làm việc. Khi chọn mua đồ nội thất, hãy chọn lựa những thiết bị vững chắc, đặc biệt là bàn làm việc.
Ngoài ra, văn phòng cũng hoạt động như một nơi để tiếp khách và đối tác.

Hãy suy nghĩ về những gì “người viếng thăm” sẽ thấy khi đến đây. Liệu họ có bị hoảng hốt với những tiếng ồn từ một bộ phận gần cửa ra vào? Hoặc họ sẽ thấy hàng loạt cánh cửa đóng kín mà không thấy hoạt động gì diễn ra?Không nên để khách hàng của bạn choáng ngợp với sự sắp xếp hỗn loạn của bạn. Thay vào đó, hãy cho họ thấy dấu hiệu của một công ty năng động và nhận được những cái nhìn thoải mái qua các hoạt động hàng ngày diễn ra tại đây.
 

Văn phòng cần tạo cảm giác thoải mái, thân thiện cho cả khách và đối tác của công ty.

25 cách sắp xếp văn phòng gọn gàng nâng cao hiệu quả công việc và thành công hơn trong các dự án:
1. Sắp xếp gọn gàng mỗi ngăn bàn, bỏ những gì không cần thiết và chỉ giữ lại những giấy tờ có liên quan đến công việc.
2. Dọn sạch bàn, lau sạch bụi bẩn trên mặt bàn.
3. Chỉ để lại những vật dụng cần thiết trên bàn (máy vi tính, điện thoại, máy fax, giấy note).
4. Nếu làm việc cùng với nhiều người, bạn có thể tạo ta một ngăn làm việc riêng của mỗi người.
5. Lên lịch làm việc hàng ngày.
6. Sắp xếp thư từ vào tập hồ sơ, tập thư để đọc, để liên lạc (viết hay gọi).
7. Sử dụng nhiều loại hộp để đựng giấy tờ và viết.
8. Sử dụng nhiều ngăn đựng để sắp xếp giấy tờ ngăn nắp trên bàn.
9. Tạo ra một ngăn kéo riêng để đựng giấy tờ cá nhân hay các đồ dùng khác.
10. Sử dụng hộp để lưu giữ các hồ sơ.
11. Mua hộp hay giá đựng tạp chí để lưu trữ sách, tạp chí, danh mục liệt kê mà bạn muốn giữ.
12. Tạo ra một tập hồ sơ để đựng các bài trên các tạp chí hay quét chúng vào máy vi tính.
13. Hệ thống sắp xếp hồ sơ phải đơn giản, dễ sử dụng và có thể quản lý được.
14. Mã hóa màu sắc trên các tập hồ sơ giúp bạn tìm thông tin một cách nhanh hơn.
15. Không được chồng các tập hồ sơ lên nhau. Nó có thể làm một số giấy tờ trong hồ sơ bị rơi.
16. Không bao giờ cho quá nhiều đồ vào ngăn kéo. Nó có thể làm bạn khó kiếm được tài liệu.
17. Chia hồ sơ thành những tập nhỏ kèm theo những tập tài liệu bên trong.
18. Để những tập tài liệu cần thiết ở trước mặt.
19. Trả lời các cuộc gọi. Để lại tin nhắn và thời gian cụ thể bạn sẽ gọi nếu người mà bạn đang liên lạc không có mặt.
20. Dọn dẹp nơi làm việc ngăn nắp nhưng không được để thất lạc các bản kế hoạch hay làm mất giấy tờ.
21. Luôn phân loại tất cả các loại thẻ và tem trên bàn làm việc.
22. Giữ thực đơn của nhà hàng mà bạn thích để có thể gọi thức ăn hay đặt bữa tối trên đường về nhà.
23. Khi sử dụng nhiều tài khoản séc, bạn nên mã hóa màu trên các tấm séc để dễ dàng xác định.
24. Cuối mỗi dự án hay sự kiện, bạn nên sắp xếp lại giấy tờ và hồ sơ hay lưu trữ lại nó.
25. Xếp giấy tờ ngăn nắp, gọn gàng vào cuối ngày, đặc biệt là vào cuối tuần để khi bắt đầu làm việc vào ngày hôm sau, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn.

Mọi thứ đều nằm trong tầm tay của bạn, thiết kế văn phòng một cách chuyên nghiệp của mình cũng là một động lực thúc đẩy công việc một các trôi chảy hơn, mang lại sinh khi cho công ty rất nhiều....nhưng hãy luôn chú ý hầu bao của mình, đừng quá thỏa sức mà không biết quỹ của mình có bao nhiêu.